昨年エントリーした「わたし的、GTD術 for iCal」というのを実践してきて、いつの間にか1年が経ちました。と、いっても、GTD(Getting Things Done)については、専門書をいくつも読んだわけでもなく、要するに仕事の効率を上げるための「管理術」と、いった漠然としたイメージしか持っていませんし、実践と言いましても、昨年のエントリーで上げた5つの簡単なタスクをこなしただけで、これがGTDか?と、言われると微妙でしょう(笑)
ま、難しいことは置いときまして、スケジュールを管理することで良い面と悪い面が見えてきましたので、おさらいを込めた上で、自分へのメモを残しておきます。
- どんな些細なことでも全ての予定をメモする。(iCal)
- 予め〆切のあるものはもちろん、そうでないものも予定の〆切をほぼ100%確定する。
- スケジュールを書き込む(iCal)。
- 定期的(私は毎日)スケジュールを見る。(iCal)
- 近い予定(今日、翌日・・・)から順から実行する。
【タスク1】
特に問題はありませんでしたが、さらにプラスして「予定および、終了日程もメモ」することにしました。
急(当日)入った仕事などは予定を書いている暇はなかったりしますので、作業終了後にメモします。そうすることで、後ほど見返して仕事内容や作業の密度、時間などが把握でき、似たような仕事が発生した場合の予定目安を作りやすくなります。
【タスク2】
書き方に注意が必要でした。
たとえば、10月3日までに仕事をすれば良い場合に、3日だけを〆切としてメモすと、当日で終わる仕事なら問題ありませんが、うっかり数日かかる仕事だったりするとおしまいです(汗) もっとも、スケジュールはおおむね7営業日程度先読みしているのでそれほど問題はないのですが、「何日〜何日まで」と、いうような記入方法のほうが、スケジュールを見るさいのストレスが軽減され、さらに本来の仕事に集中できるというわけです。また、できれば日付単位ではなく、1日のうち何時〜何時まで。と、いうふうに細か区切ることができれば更に良いですね。そうすることで、その日のスケジュールを見るだけで、長期的な作業内容も、すぐに取りかかれます。
【タスク3】
タスク1、2を純粋に書き込むだけなので、そのまま。
【タスク4】
この管理術の場合、「先読み(覚え)＝無駄な時間」となりますので、スケジュールを見るスパンはできるだけ目先だけの方が良いですが、内容によってはそうも行かないので、朝に今日のタスクを完全に把握。1週間分をさらっと見る。そんな感じでしょうか。
そして、週の初め、ないし末の区切りなどに、1ヶ月。ないし、長期スパンの全体を見渡す程度。を、することで、タスク漏れが回避できるんではないかと思います。
【タスク5】
とにかく、手前のタスクから淡々とこなすこと。せっかくスケジュールを入力しても、予定を気にするようなやり方では、スケジュール自体に無理が生じている場合や、根本的にスケジュールのやるべき優先順位が間違っているということになります。そう言った場合は、タスク2から見直しましょう。昨年同様、最も重要となるタスク2。仕事に掛かる時間をしっかり計算できる。いつ、やるべきなのかがわかる。それが何より重要のような気がします。
これを実践してきて、良かったことは、やはり直前の仕事だけこなせばいいので、先読みするストレスが少なくなったこと。また、スケジュール帳をしょっちゅう見なくてはいけないと言うことが無くなり、朝、1日分のタスクをiCalで確認すれば、あとは記憶しない。逆に明日以降は記憶しないですむ状態にすることで、ストレスが回避できます。
スケジュール帳(iCal、手帳など)を見るのは、朝と、打ち合わせ相手などとの日程調整確認の時くらいでしょうか。
悪くなった面は、記憶力が落ちたこと(笑)
タスクが発生した時点で全てiCalに放り投げておくので、基本的にスケジュールは覚える必要はありません。ま、その分、仕事に集中できているはずです。で、ないと意味がありませんし(笑)
わたし的、GTD術 for iCal : GRAFAiN
Getting things Done for MAC – iGTD
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